Quando ricevi un collo danneggiato, non inserirlo direttamente nello stock: controllalo, collega l’anomalia alla consegna, registrala con descrizione e fotografie, quindi separa il collo e avvia la segnalazione. Una procedura uniforme rende confrontabili i casi e riduce il rischio di perdere informazioni utili.
Controlla il collo prima di stoccarlo
Avvia l’ispezione appena la merce arriva, in un’area sicura e con illuminazione sufficiente. Cerca deformazioni, lacerazioni, abrasioni, imballaggi bagnati, chiusure manomesse o altri segni anomali. Non attribuire subito la causa del danno: registra soltanto ciò che osservi.
Collega ogni anomalia alla documentazione disponibile, come numero d’ordine, documento di trasporto, codice del collo o numero di pallet. Quando il processo lo prevede, confronta la quantità ricevuta con la bolla o la distinta di imballo e verifica numeri di serie o lotti. Annota separatamente:
- il numero di colli ricevuti e quello eventualmente mancante;
- il tipo e la posizione del danno sull’imballaggio;
- le condizioni del materiale protettivo interno;
- i pezzi mancanti, rotti o non identificabili;
- la presenza di perdite, liquidi o materiali che richiedono precauzioni.
Se ci sono vetri rotti, perdite o sostanze non identificate, interrompi la manipolazione e segui le procedure di sicurezza del magazzino. La tutela delle persone viene prima della raccolta delle fotografie.
Registra i fatti con un riferimento univoco
Apri una segnalazione per ogni collo o gruppo omogeneo di colli e assegna un riferimento che permetta di ritrovare rapidamente tutti i documenti. Nel registro inserisci almeno:
- data e ora della ricezione;
- numero d’ordine e documento di trasporto, se disponibili;
- codice del collo, posizione sul pallet e vettore;
- descrizione sintetica e oggettiva del danno;
- quantità verificata e quantità mancante o compromessa;
- nomi o riferimenti delle fotografie;
- azione adottata, responsabile della presa in carico e stato della segnalazione.
Scrivi che cosa è accaduto al materiale, dove si trova il segno e quale parte è coinvolta. Evita giudizi come “imballaggio trattato male” o supposizioni sull’origine dell’urto. Una nota come “angolo anteriore destro schiacciato, apertura di circa 10 cm, contenuto da verificare” è più utile di una descrizione generica.
Usa nomi dei file facili da associare al caso, per esempio ordine123_collo1_angolo_schiacciato.jpg. Conserva i file originali e collega la documentazione alla registrazione interna.
Fotografa collo, etichetta e contenuto
Scatta almeno una fotografia panoramica del collo, una dell’etichetta e una ravvicinata del danno. Se apri l’imballaggio, fotografa anche il materiale protettivo e il contenuto nella condizione in cui lo hai trovato. Inquadra gli elementi necessari per collegare le immagini al collo: codice, etichetta, pallet o riferimento della consegna.
Assicurati che la luce permetta di distinguere bordi, lacerazioni e scritte. Un timestamp automatico può aiutare a ordinare la documentazione, ma da solo non dimostra l’origine o l’entità del danno. Per questo devi conservare anche la descrizione, il riferimento della consegna e il contesto dell’ispezione.
Non modificare o sovrascrivere i file originali. Un backup e un accesso limitato alla cartella aziendale possono migliorare la tracciabilità, ma non sostituiscono una procedura di conservazione e non garantiscono da soli l’integrità delle prove.
Separa il materiale sospetto
Colloca il collo danneggiato in un’area identificata e separata dallo stock disponibile. Applica un’etichetta con il riferimento della segnalazione, lo stato del materiale e la persona o il reparto responsabile della verifica. Evita di trasferire il contenuto in un altro imballaggio prima di averlo documentato, salvo necessità di sicurezza.
Conserva l’imballaggio esterno e i materiali protettivi interni finché il caso non è chiuso, se le condizioni di sicurezza lo consentono. In questo modo puoi ricostruire lo stato della consegna e fornire informazioni complete a chi dovrà decidere se riparare, restituire, reintegrare o scartare la merce.
Rimuovi subito detriti e liquidi seguendo le procedure del sito. Mantieni liberi i percorsi e registra eventuali interventi di pulizia o messa in sicurezza quando il danno ha creato un rischio per le persone o per altri materiali.
Gestisci documento di trasporto e segnalazione
Se il danno è visibile prima della firma, descrivilo sul documento di trasporto secondo le procedure del vettore. Specifica il fatto osservato, per esempio “cartone schiacciato sull’angolo destro, contenuto da verificare”, invece di usare soltanto una formula generica. Chiedi una copia del documento e, quando previsto o possibile, la controfirma dell’autista.
La riserva sul documento di trasporto non costituisce da sola una garanzia di rimborso. La validità delle annotazioni, i termini e i canali per il reclamo dipendono dal tipo di trasporto, dal contratto e dalle regole applicabili. Verifica quindi le condizioni del vettore e informa tempestivamente il referente interno.
Se il danno emerge soltanto dopo l’apertura, registra il momento della scoperta, fotografa il contenuto e conserva l’imballaggio. Invia la segnalazione attraverso il canale aziendale previsto, includendo:
- riferimento dell’ordine e della consegna;
- descrizione del danno o della mancanza;
- quantità coinvolta e risultato del controllo;
- fotografie e copia dei documenti disponibili;
- stato del collo e posizione in quarantena;
- richiesta di istruzioni per reso, sostituzione, riparazione o ulteriore verifica.
Per i casi di maggiore valore, pericolosi o ricorrenti, coinvolgi il responsabile di magazzino, il controllo qualità, l’ufficio acquisti o il referente del trasporto. Non dichiarare automaticamente chi è responsabile: limita la registrazione ai fatti e lascia la valutazione al processo previsto dall’azienda.
Chiudi il caso e previeni la ripetizione
Assegna ogni segnalazione a un responsabile e aggiorna lo stato fino alla decisione finale. Registra se la merce è stata accettata, riparata, restituita, reintegrata o resa non utilizzabile, indicando la data e l’autorizzazione prevista dalla procedura interna.
Periodicamente analizza le registrazioni per individuare ricorrenze: danni concentrati su un certo vettore, un tipo di imballaggio, una fase di movimentazione o una specifica area del magazzino. Se emergono schemi ripetuti, valuta con i responsabili dell’azienda interventi su imballaggio, carico, scarico, stoccaggio o formazione del personale.
La procedura funziona meglio quando è scritta, conosciuta da chi riceve la merce e supportata da un unico registro. Definisci quindi chi ispeziona, chi fotografa, chi decide la quarantena e chi invia la segnalazione, così ogni collo danneggiato segue lo stesso percorso.